実地指導とは？監査との違いや当日の流れ・必要書類・事前対策について解説【障がい福祉サービス】

※この記事は2025年12月時点の情報で作成しています

「突然、実地指導の通知が届いて頭が真っ白になった」

「日々の支援で手一杯なのに、過去の書類整理なんて間に合わない……」

障がい福祉サービス事業所の管理者様にとって、実地指導（運営指導）はプレッシャーを感じるでしょう。

とくに初めて実地指導を受ける場合、「どこまで厳しく見られるのか」「減算や指定取り消しになったらどうしよう」と、不安は尽きないものです。

この記事では、そんな管理者様の不安を解消するために、実地指導の全体像から準備すべき書類、当日の流れ、よくある指摘ポイントまでを徹底的に解説します。

読み終えるころには、実地指導に向けて何をすべきかが明確になり、自信をもって当日を迎えられるはずです。

まずは深呼吸をして、一つずつ確認していきましょう。

実地指導とは？【障がい福祉サービス事業所向け基礎知識】

初めて通知を受け取った方のために、まずは実地指導の基本的な特徴や、実施されるタイミングについて解説します。 

※令和4年度より実地指導は「運営指導」へと名称が変更されていますが、本記事では一般的になじみのある「実地指導」の名称で解説します。

参照：厚生労働省「障害福祉分野における手続負担の軽減について」p2

社労士 涌井好文のコメント：

障がい福祉サービス事業所を運営する際には、法令を遵守し、適切な事業運営を心掛けなければなりません。障がい福祉サービス事業所において、ミスが起こってしまえば、利用者の生命や身体に多大な危険が及んでしまうことも考えられます。そのため、事業所は常に最新の法改正に対応し、サービスの質や安全性の向上に努めることが必要です。そして、介護保険法に基づき事業所が適切かつ質の高いサービスを提供しているか確認する制度が、今回紹介する実地指導（運営指導）となります。

障がい福祉サービスにおける実地指導の特徴

実地指導は、自治体が事業所に赴き、「事業所が適切に運営されているか」「利用者様へ質の高いサービスが提供されているか」を確認するものです。

単なる書類チェックではなく、以下の項目が総合的に確認されます。

• 運営体制（人員基準、設備基準など）
• サービスの提供状況（個別支援計画、支援記録など）
• 請求内容（加算の要件、実績記録など）

さらに実地指導では、書類確認だけでなく職員へのヒアリングも実施します。

実地指導のタイミングと頻度：3年に1回が目安

実地指導が実施されるタイミングは、主に以下の3パターンです。

1. 定期的な実施（約3年に1回）

多くの自治体では3年に1度を目安に行われます。

とくに事業所数が急増している就労継続支援A型・B型、共同生活援助（グループホーム）などは、重点的に行われる傾向があります。

2. 新規指定後の実施 

新規オープンした事業所は、指定後3年以内に初回の指導が入ることが一般的です。

3. 情報提供・通報による実施 

利用者様からの苦情や、外部からの情報提供があった場合、不定期に実施されることがあります。

参照：厚生労働省「障害福祉分野における運営指導・監査の強化について」p4

事業所が属する自治体のWebサイトなどで、実地指導に関する方針や過去の実績を確認しておきましょう。

社労士 涌井好文のコメント：

実地指導は、事業所が適切に運営されているか確認するための制度ですが、抜き打ちのような形ではなく、実施連絡の通知から実施まで一定の期間が置かれることが通常です。期間は、自治体によって異なりますが、おおむね2週間程度が目安となります。当日ではなく、通知から一定の期間を置いての実施とはいえ、提出を求められる書類は事前に作成しておかなくてはなりません。また、実施連絡の通知なしで、実地指導が行われる場合もあるため、書類等はいつ提出を求められても良いようにしっかりと適切な時期に作成しておきましょう。

実地指導と監査・集団指導の違い【3つの指導形態を比較】

障がい福祉サービス事業所の運営には、実地指導のほかに「監査」や「集団指導」といった指導形態があります。

それぞれの違いは、以下のとおりです。

参照：厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」p4
参照：厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」p6

実地指導で重大な不正が疑われた場合、監査へと切り替わる可能性があります。

そうならないためにも、日頃の準備が重要です。

障がい福祉サービスの実地指導で指摘されやすいポイント

初めて実地指導を受ける場合、「一体どのようなことを指摘されるのだろう…」と不安になるのは自然なことです。

実地指導で指摘されるポイントにはある程度の傾向があるため、着実に準備を進めましょう。

この章では、実地指導でとくに見落としがちな項目について、具体的な事例を交えながら詳しく解説します。

社労士 涌井好文のコメント：

実地指導では、人員基準、設備基準、運営基準など、必要となる基準を満たしているかが良く確認されます。これらの基準は、事業所が適切な運営を行い、利用者に安心安全なサービスを提供するために設けられているものです。違反や不正の疑いがあった場合には、実地指導から監査に切り替えられることもあるため、常日頃から法改正などに気を配り、必要な基準をみたしているか確認を怠らないようにしましょう。「人手不足だった」などという言い訳は通用しません。

指摘の傾向を把握して準備することは重要ですが、実地指導では「良かれと思ってやっていたこと」が違反とみなされるケースも少なくありません。

一見順調な事業所でも見落としがちな「6つのリスク」と、その予防策をまとめた資料（無料）をご用意しました。監査への移行や返還金を未然に防ぐための自社点検ガイドとしてご活用ください。

【運営関連】運営規程や契約書の更新漏れ・日付のズレ

運営面では、運営規程や重要事項説明書といった、基本書類の不備がよく指摘されます。

とくに変更履歴の管理漏れには注意が必要です。

また、利用契約書の記載漏れや、サービス提供前の契約締結ができていないケースも指摘対象となります。

参照：愛媛県「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査等について」p15
参照：愛知県「主な指導改善指示事項一覧【全サービス共通】」p1

これらの書類は事業運営の根幹に関わるため、常に最新の状態に保ち、適切に運用することが求められます。

【請求関連】支援記録と請求内容の不整合

請求関連に関する項目では、サービスを提供した事実と請求データが一致しているかどうかが問われます。

参照：松本市「実地指導で多かった指摘事項について」p10
参照：東京都「実地検査における主な指摘事項について（共同生活援助・短期入所・自立生活援助）」p3

対策として、請求ソフトの入力内容と日報やタイムカードに矛盾がないか、複数人でチェックする体制を整えましょう。

なお、請求データに不備があり差し戻される返戻（へんれい）については「返戻とは？事業所への影響・通知対応の流れ・エラーコード例や対処法など」にて詳しく紹介しています。

よくあるエラーコード別の対処法や、再請求のスケジュールを把握し、スムーズな修正対応にお役立てください。

【人員関連】人員配置基準の違反・資格の更新漏れ

人員関連では、人員配置基準（サービスを運営するうえで必要な職員の数）や職員の資格要件、研修状況などがチェックされます。

障がい福祉サービスは人の手による支援が中心であり、適切な人員が配置されていない状態での請求は、不正請求とみなされるリスクがあります。

参照：神戸市「実 地 指 導 に お け る 指 摘 事 例 等- サービス共通編 -」p7
参照：愛知県「主な指導改善指示事項一覧【全サービス共通】」p1

毎月の請求前に、必ず勤務形態一覧表の実績を確定させ、人員配置基準を満たしているかを確認しましょう。

また、職員の資格証コピーや研修受講履歴は、入職時に提出を求め、確実にファイリングすることが重要です。

人員配置基準を満たしているか確認するための計算手順については「常勤換算の計算方法4STEP｜欠勤や育児休暇の扱い・人員配置基準など」にて詳しく紹介しています。

常勤・非常勤の区別や、有給休暇・欠勤時の取り扱いなど、計算ミスを防ぐためのポイントを解説しています。

【個別支援計画】計画作成プロセスの省略・日付の不一致

個別支援計画は、利用者様一人ひとりに合わせて作成される、支援の目標や内容をまとめた書類です。

個別支援計画は、ただ作成すればよいわけではありません。

計画作成のプロセスがきちんと踏まれているかが重要です。

参照：松本市「実地指導で多かった指摘事項について」p10
参照：愛媛県「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査等について」p26

個別支援計画の作成においては、利用者様や家族との面談を通じてニーズをていねいに引き出し、計画に落とし込むのが重要です。

そして、作成された計画について十分に説明し、同意を得る必要があります。

実地指導で指摘される項目の多くは、悪意のある不正ではなく、日々の忙しさから生じる「うっかりミス」や「確認漏れ」です。

しかし、たとえ悪意がなくても、基準を満たしていなければ厳しい指導の対象となってしまいます。

知らず知らずのうちに減算対象となってしまうのを防ぐため、多くの事業所が見落としがちな「6つのリスク」とその予防策をまとめた資料（無料）をご用意しました。

計画作成や更新の不備により適用される減算については「個別支援計画未作成減算とは？障害福祉サービス事業者向け完全ガイド【原因・対策・予防法】」にて詳しく紹介しています。

減算期間や減算率（30%〜50%）のルール、実地指導で指摘されないための予防策をご確認ください。

【保存版】実地指導の必要書類チェックリスト！優先すべき3つの項目

実地指導をスムーズに乗り切るためには、提出・提示が求められる書類の準備が重要です。

必要な書類がすぐに提示できない、あるいは内容に不備があるといった状況は、指導の際に悪い印象を与えかねません。

この章では、実地指導で確認されがちな書類を項目別にリストアップし、効果的な書類管理のポイントも詳しく解説します。

社労士 涌井好文のコメント：

実地指導では、適切に書類や規程が作成されているかが確認されます。運営規程や重要事項説明書、各種マニュアルといった事前提出書類をあらかじめ適切に作成しておくことはもちろんですが、就業規則や雇用契約書（労働条件通知書）、出勤簿など、従業員の雇用状況の確認に用いる書類も常に法改正に対応した最新のものを用意しなければなりません。作成以来改訂されていない就業規則や、古いフォーマットの労働条件通知書を使い続けている場合、法改正に対応した最新のものへ変更しておくことが必要です。また、提出書類や提示書類は、自治体ごとに異なる場合があるため、事前に確認しておきましょう。

1.運営体制・規約に関する書類【変更届の出し忘れに注意】

実地指導において、事業所の運営体制や規約に関する書類は、最も基本的な確認事項の一つです。

参照：松本市「実地指導で多かった指摘事項について」p5

運営規程の変更があった場合は、最新版が保管されているか、行政への届出が適切に行われているかをご確認ください。

重要事項説明書は、サービス内容や料金、苦情解決の窓口などが記載されているか、利用者様に交付し、同意を得た控えがあるかが確認されます。

利用契約書は、契約内容が適正であるか、利用者様に不利な条項がないかチェックしましょう。

苦情処理に関する記録は、苦情内容や対応状況、改善策などが具体的に記録されているか、再発防止に向けた取り組みがなされているかどうかが確認されます。

虐待防止や身体拘束適正化、感染症対策、BCP策定に向けた取り組みは、未実施だと減算の対象となるため、必ず関連書類を用意しましょう。

こうした書類の不備は、実地指導において運営基準違反として厳しく指摘される代表的な項目です。しかし、事業所の経営を脅かすリスクは書類だけではありません。

予期せぬ返還金や指導トラブルを確実に防ぐため、実地指導で狙われやすい「6つのリスク」とその予防策をまとめた資料（無料）をご用意しました。

健全な運営を続けるための自社点検リストとして、ぜひ手元に置いてご確認ください。

令和6年度改定で義務化されたBCPについては「【障がい福祉】BCP未策定減算とは？1%・3%の減算額と過去分まで減算されるリスクを回避する運用対策」にて詳しく紹介しています。

感染症・自然災害それぞれの計画策定ポイントや、減算を回避するための研修・訓練の実務について解説しています。

身体拘束廃止に向けた具体的な取り組みについては「身体拘束廃止未実施減算を解説｜令和6年度報酬改定の対応ポイントと対策」にて詳しく紹介していますので、こちらもあわせてご確認ください。

2.人員配置・資格に関する書類

実地指導では、人員配置に関する書類がチェックされます。

参照：松本市「実地指導で多かった指摘事項について」p5

勤務形態一覧表は、常に最新の状態に保つよう心がけましょう。

職員の資格証は、職員の資格や研修の実施状況が重視されます。

雇用契約書は、労働基準法に準拠しているか、各職員との間で正式な契約が交わされているかがポイントです。

3.利用者様・支援に関する書類

実地指導において、利用者様のサービス提供状況を示す書類は、支援が適切に行われているかどうかを判断するための重要な情報源となります。

参照：松本市「実地指導で多かった指摘事項について」p5

個別支援計画書は、作成プロセスや利用者様・ご家族の同意状況、定期的な見直し、変更の履歴などが確認されます。

アセスメントシートやモニタリング記録は、利用者様の状況変化に応じて、計画が柔軟に見直されているかどうかを確認しましょう。

サービス提供記録は、具体的な活動内容や利用者様の反応、特記事項などが記載されているかが重要です。

4.その他の書類

実地指導では、事業所の運営やサービス提供に直接関わる書類だけでなく、事業所の健全性を裏付けるさまざまな書類も確認されます。

参照：松本市「実地指導で多かった指摘事項について」p5

請求書や領収書は、経費の用途が適切であるか、勘定科目が正しく分類されているかをチェックしましょう。

日々の業務で意識すべき書類管理と記録のポイント

実地指導をスムーズに乗り切るためには、日々の業務のなかで、適切な書類管理を意識することが不可欠です。

誰がどの書類にアクセス・更新できるのかを決めておき、紛失や誤った情報の記載を防ぐためのルールを定めるようにしましょう。

また、記録は誰が見ても理解できる具体性が求められます。

たとえば、利用者様と近くの公園まで散歩に出かけた場合、サービス提供記録は以下のように記載すると良いでしょう。

このように「誰が・どこで・どのような様子だったか」を残すことで、質の高い支援の証明になります。

支援の質を証明する記録は重要ですが、日々の忙しさの中で完璧な記録を継続するのは容易ではありません。

実は、実地指導で指摘される原因の多くは、こうした日々の業務に潜む「小さな記録ミス」や「認識のズレ」です。

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実地指導の事前対策【失敗しない準備方法】

実地指導をスムーズに乗り切るには、事前の準備が何よりも重要です。

この章では、通知を受け取ってから実地指導当日を迎えるまでのスケジュールや事前対策について詳しく解説します。

通知受領から当日までのスケジュール

実地指導の通知は、実施日の1ヵ月前までに送付されるのが一般的です。

参照：厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」p5

通知を受け取ったら、まずは慌てずに内容を確認し、実地指導の日程や提出書類、確認事項などを把握しましょう。

実地指導は、以下のステップで進めます。

1. 通知書の内容確認と情報共有（約1ヵ月前）

実地指導の日程、提出を求められる書類の種類・期限、担当部署の連絡先などを確認し、すべての職員に周知しましょう。

2. 自己点検の実施

自治体の自己点検シートを使い、不備がないかチェックします。

3. 書類の整理・提出 

事前提出が必要な書類を送付し、当日提示する書類をフォルダ分けします。

4. 環境整備（数日前）

指導員用のスペース（机・椅子・電源）やコピー機を確保しましょう。

計画的に準備を進めることで、当日を落ち着いて迎えられます。

万全に準備をしたつもりでも、実地指導では「良かれと思ってやっていた独自の運用」が違反とみなされるケースが後を絶ちません。

当日になって指摘され、返還金を求められる事態を防ぐために、実地指導で狙われやすい「6つのリスク」をまとめた資料（無料）をご用意しました。 準備の仕上げとして、自社の運営体制に死角がないか点検するためにご活用ください。

実地指導の流れと対応のポイント

実地指導当日の流れについて、順を追って解説します。

事前に流れを把握しておくと、当日の不安を和らげ、スムーズに対応できるでしょう。

当日は以下の流れで進行します。

1.書類・環境チェック

提出書類と原本の照合、設備基準の確認が行われます。

実地指導当日をスムーズに進めるためには、書類準備が非常に重要です。

通知書に記載されている提出書類、提示書類を漏れなくそろえ、必要に応じて提示できるように準備しましょう。

2.職員へのヒアリング

管理者やサビ管、現場職員へ質問が行われます。

実地指導当日は、事業所内の会議室や落ち着いて話ができる個室などを準備しておきましょう。

必要な書類を広げたり、パソコンを操作したりできるよう、十分な広さと電源の確保ができる場所がおすすめです。

社労士 涌井好文のコメント：

各種書類の確認のほかに、実地指導では職員へのヒアリングが行われます。必要な書類を適切に用意し、各種基準を満たした事業所であれば、ヒアリングは身構えるようなものではありません。とはいえ、慣れていない職員にとっては非常に緊張する場面でもあります。そのため、当日スムーズに実地指導を進めるためにも、「気を付けていることは？」「個人情報の管理方法は？」といった良くある質問を想定し、事前のシミュレーションを行っておくと良いでしょう。

3.講評・結果通知

実地指導が終わると、指導員から口頭または後日文書で結果が伝えられます。

口頭での指摘であれば、その場で改善策を検討し、今後の対応について話し合いましょう。

書面で通知される場合は、内容をよく確認し、期日までに改善報告書を提出してください。

もし違反が見つかったら？指導後の対応と改善報告

実地指導で違反が見つかった場合、基本的には書面での改善報告が求められます。

ただし、著しい違反が発覚した場合、指定の取り消しや報酬返還につながるケースもあります。

ここからは、違反が発覚した際にどのような処分が下される可能性があるのかを見てみましょう。

社労士 涌井好文のコメント：

実地指導当日に確認された軽微な違反には、口頭で指導が行われ、即日改善を実施しますが、書面による指導が行われる場合もあります。書面指導が行われた場合、後日定められた期限までに改善を証明する書類とともに自治体へ報告することが必要です。指導に従わない場合には改善勧告や命令の段階まで進み、企業名の公表や指定の取り消しに至ることも考えられます。実地指導の結果、事業所が不正に報酬を得ていたと判断された場合には、受けた報酬の全部または一部の返還が求められますが、自主返還の指導が行われる場合もあります。違反がないことが理想ですが、違反に対してどのような処分が下されるかを事前に確認しておきましょう。

監査結果の通知

勧告までに至らない軽微な違反に対しては、書面で通知されます。

事業所は通知された内容に対して、改善に向けた取り組みを実施し、報告書を提出しましょう。

参照：厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」p8

報告書には、指摘された内容をどのように改善していくか、具体的な計画と実行状況を記載します。

たとえば、「個別支援計画の同意が利用者様から得られていない」と指摘された場合、以下のような改善策を記入しましょう。

このように、問題を仕組みで解決する姿勢を示すことが重要です。

写真や資料を添付すると、より説得力が増すでしょう。

指摘された内容を放置すると、次回以降の実地指導でより厳しい指導につながる可能性があります。

勧告

都道府県の条例で定められた設備または運営基準に従っていない場合、自治体から基準に従うよう勧告されます。

勧告では、自治体から改善内容と期限が明記された書面が通知され、事業所は期日までに報告書を提出しなければなりません。

参照：厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」p9

命令

自治体からの勧告に従わなかった場合、「勧告に従わなかった事業所」として事業所名が公表され、期限内に改善措置をとるように命令が下されます。

参照：厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」p9

期限内に改善報告を行わない場合、指定取り消しや報酬返還といった重い行政処分につながる可能性が高まります。

命令を受けた際は、速やかに報告書を提出しましょう。

指定の取り消しなど

事業所が重大な法令違反を犯した場合や、命令に従わない場合は、事業所の指定が取り消されたり、指定の全部または一部の効力が停止されたりします。

参照：厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」p9

これらの処分が下ると、事業所はサービスを提供できなくなり、事業継続が不可能となります。

参照：松山市「指定障害福祉サービス事業者の指定取消しについて」p2

指定の取り消しは、実地指導における最も厳しい処分です。

法令や運営基準に違反しないことが大前提ですが、万が一違反してしまった場合は、自治体からの通知や行政上の措置（勧告・命令）に従い、誠実に対応しましょう。

報酬返還・加算金の請求

著しい不正請求が明らかになった場合、過去に受け取った報酬の返還や、返還額の40%の加算金が請求されることもあります。

参照：厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」p9

返還する報酬額は数百万円、場合によっては数千万円にのぼるケースも珍しくありません。

万が一の「指定取り消し」や「巨額の報酬返還」は、事業所の存続を揺るがすだけでなく、通っている利用者様の行き場を奪うことにもなりかねません。経営者として、最も守らなければならないのは「安定した継続」です。

監査や返還のリスクをゼロに近づけるために、今すぐ見直すべき業務フローとは何か。多くの事業所が陥りがちな失敗と、その解決策を以下の資料（無料）にまとめました。

気づかないうちに減算対象となるのを防ぎ、事業所を守るための自社点検ガイドとしてご活用ください。

実地指導の不安をゼロに。記録・請求ソフト「knowbe」で書類の整合性を守る

ここまで解説したとおり、実地指導対策で最も大変なのは、膨大な書類の整合性を合わせることです。

サービス提供記録や職員のシフト表、請求データ、個別支援計画などの書類が、すべて矛盾なくつながっている必要があります。

膨大な書類を手書きや表計算ソフトで管理すると、どうしてもヒューマンエラーが起きてしまいます。

そこでおすすめしたいのが、障がい福祉サービスに特化した記録・請求ソフトの「knowbe（ノウビー）」です。

記録・実績・請求データがすべて連動し、ヒューマンエラーを防ぐ

knowbeは、日々の支援記録を入力するだけで、実績記録票や国保連請求のデータに反映されます。

そのため、「支援記録では出席となっているのに、請求では欠席になっている」といった、入力ミスや転記ミスを未然に防げるでしょう。

書類はクラウドで一元管理。当日は画面を見せるだけ

knowbeは膨大な書類をクラウド上にまとめて管理できます。

実地指導当日は、必要なデータをクリック一つで呼び出せるでしょう。

「あの書類どこだっけ？」と探す時間を省き、指導員に対しても「しっかり管理されている事業所」という安心感を与えられます。

エラー通知・アラート機能でうっかりを未然に防止

knowbeは、書類の不備や記載漏れ、加算要件の認識不足を未然に防ぐためのエラー通知・アラート機能を備えています。

「個別支援計画の更新期限が迫っている」「加算要件の記録が抜けている」といったリスクを検知し、エラーメッセージを表示するため、実地指導で指摘を受ける前に、事業所内で問題を修正できるでしょう。

実地指導の直前になって慌てる必要がなくなり、「いつ指導が来ても大丈夫」な状態を保てます。

支援の質を高めるためにも、事務作業の不安はknowbeにお任せください。

記事のまとめ

この記事では、実地指導の基本から準備、当日の流れ、改善策までを詳しく解説しました。

自己点検シートの活用や計画的な書類の準備、日頃から適切な運営体制を構築することが、実地指導を乗り切る鍵となります。

万が一、改善勧告や行政処分につながるような事態が発生したとしても、この記事で得た知識は、その後の対応に役立つはずです。

もし、さらなる疑問点や個別の事例に関するご相談がありましたら、専門家へのご相談もご検討ください。

実地指導は怖いものではありません。

日々の適切な運営を確認し、事業所をよりよくするための機会です。 

knowbeのようなICTツールをうまく活用し、ミスが起きない仕組みを作ることで、管理者様も現場スタッフも、安心して日々の支援に集中できるようになります。

この記事が、実地指導への不安を解消する一助となれば幸いです。

社労士 涌井好文のコメント：

実地指導は、2022年度より運営指導へと名称が変更されました。オンライン会議ツールを活用することで、必ずしも指導場所が実地に限らなくなったことがその理由です。適切な運営がなされているかを確認するという基本姿勢に変更はありませんが、自治体ごとに異なっていたローカルルールの是正や、実施頻度の明記など、指導の進め方にも変更が見られます。障がい福祉サービスも改正による変更の多い分野であり、最新の情報を確認しながら基準を満たすことは至難の業です。法改正に対応し、障がい福祉分野に特化した請求ソフト等を用いることは事業所運営の大きな助けとなるでしょう。ぜひ、導入を検討してください。